• נחום כץ

הניהול הכלכלי האחראי בכפר נוער

ניהול כפר נוער הוא אתגר גדול וכוללני. מעבר לצורך בחזון חינוכי ויכולת לממשו, חייבים קברניטיו להיות אוהבי אדם. מעבר לכל אלה התפקיד דורש כשרון רב, מנהיגות, מרץ בלתי נדלה, נכונות למאמץ לא שגרתי והמון אנרגיה אישית. בין השאר, הוא דורש יכולת ניהול כלכלי מעולה, בעיקר לנוכח המציאות הכלכלית של מוסדות ציבור ואנשים פרטיים בכלל במדינת ישראל. המציאות הכלכלית היא כזו שבה המשאבים תמיד חסרים, ההפתעות מרובות )ואין הכוונה להפתעות טובות(, ואילו ההתנהלות של ה"לקוחות" בעייתית, בדרך כלל, זאת בלשון המעטה.


המציאות היום יומית של מנהל כפר נוער היא לעיתים קרובות מציאות בה יש יותר מדי "לא מתוכנן", יותר מדי אי בהירות, יותר מדי צורך באלתור, לפחות בכל הקשור בתקציב ובמשאבים. המנהל מוצא את עצמו עוסק בסוגיות התקצוב, המשאבים והאדמיניסטרציה חלק נכבד מזמנו.


כשנשאלו מספר לא קטן של מנהלים, לצורך כתיבת דברים אלה, התשובה הממוצעת הייתה כי קרוב לשמונים אחוז מזמנם מושקע בנושאים אלה, גם כאשר דובר במנהלים ותיקים במיוחד, אף כאלה שנמצאים בתפקיד מעל עשר שנים ויותר. מהו האתגר הכלכלי? פרט לאתגר החינוכי, עליו ניתן לכתוב הררי משפטים ועמודים, על מורכבות ההתמודדות עם מגוון האתגרים החינוכיים והערכיים אותם מציבה העבודה עם אוכלוסיות הכפר, כולל בית הספר, הפנימייה, האוכלוסיות הנוספות )חוגים, גורמי חוץ, פנימיית יום והקהילה על גווניה(, יש מגוון רחב של אתגרים כלכליים הניצבים בפני קברניטי הכפר, ובראשם המנהל.


כמה כלים חיוניים הבאים לעזרת המנהל הדבר הראשון הנדרש לצורך ההצלחה, החינוכית והכלכלית כאחד, הוא אנשים טובים, מודעים ובעלי ראיה מערכתית. חשוב שאנשים כאלה יימצאו לא רק בחשבות ובאדמיניסטרציה, אלא גם בגופי הביצוע, קרי הפנימייה, בית הספר ובראש פרויקטים מהותיים אחרים כגון פנימיית יום, חוגים, פרויקטי עוגן גדולים ועוד. רק אנשים בעלי מעוף, יוזמה, אכפתיות רבה, המשקיעים מחשבה עצמאית בקידום תתי הארגון שלהם, ברוח החזון הכפרי, יחד עם הקפדה על נהלי העבודה, האילוצים והצרכים שהוגדרו יכולים להביא לפריחה. חשוב שבעלי תפקידים אלה יהיו מסוגלים להביט על ענייני הארגון גם מנקודת מבט עסקית - כלכלית. מבט כזה מאפשר הבנה של האילוצים וההזדמנויות השונים, בעוד הובלה נכונה יכולה להביא למיצוי מיטבי של המשאבים העומדים לרשות הכפר. חשוב שבעבודת צוות נכונה ינוצלו בשילוב המשאבים הקיימים, ויימנע בזבוז הנובע מראיה צרה של אינטרסים מקומיים.


לדוגמא, כשגם הפנימייה וגם בית הספר מאחדים משאבים, אפשר להוציא אל הפועל טיולים טובים ועשירים יותר, פעילות לחינוך ערכי מגוונת יותר, גם אם יש בכפר הן אוכלוסיית "פנימיסטים" (חניכי הפנימייה) והן תלמידים אקסטרניים. חשוב, בנוסף, לבנות נהלים ברורים ונכונים אשר ישרתו נכונה את הארגון. רצוי לבנות את הנהלים הללו )רכש, הזמנות, צריכה, תיקונים, אחזקה, טיפול, היסעים ועוד( ביחד עם הצוות הבכיר והמקצועי, כמו גם לבחון אותם מעת לעת, אף על ידי גורם חיצוני בלתי תלוי, כגון מבקר פנים או דומה לו, אפילו קולגה מכפר אחר, כדי לשפרם ולשמור על עדכניותם ביחס למציאות המשתנה תדיר. נהלים ברורים ונכונים חוסכים הרבה ויכוחים, מקצרים ומייעלים את תהליכי ההזמנה, הרכש, וכדומה, ומגדילים את יכולת הבקרה והפיקוח על השימוש במשאבים.


ועדת רכש, ישיבה חודשית לניתוח השימוש בתקציב, אל מול ההקצאה לאותו פרק זמן, שימוש בתחזיות ניצול וצריכה קדימה, אלה כלים המסייעים ומשפרים את השליטה ומאפשרים למנהלים לנקוט בצעדי מנע לפני שבעיה של ניצול יתר או ניצול לא תקין או לא מוצדק יטרידו את שולחן ההנהלה. מערכות בקרה ושליטה טובות על התקציב והוצאתו הם תנאי נוסף להצלחה.


דוחות קבועים, נהירים ופשוטים, ושימוש שגרתי בהם, כמו גם בכלי בקרה אחרים )כאמור ועדות רכש, מכרז ועוד( יסייעו למנהל בקבלת החלטות ובשליטה טובה יותר. אחת הסוגיות החשובות בהן כפר נדרש לעסוק היא סוגיית הגביה מהורים. חשוב לפתח כלים טובים למעקב ולמימוש ההכנסות החיוניות הללו, אולם נדרשת גם נחישות רבה להתמודד עם העניין, כולל הפעלת צעדים יצירתיים שונים על מנת ליצור אחוז גביה גבוה, מובטח ועקבי.


הישגים טובים בבית הספר ובכפר יסייעו מאוד והם חיוניים, כי אז קל יותר לגבות ולמשוך תלמידים. זהו אחד האתגרים הקשים בהם מנהלי כפרים מתמודדים, והפתרונות לא קלים שכן היכולת, כמו גם מוסר התשלומים במדינה טעונים שיפר, בלשון המעטה. חשוב שתהיה בארגון תקשורת פתוחה, אכפתית וטובה על מנת להרגיש חופשי ונכון להעביר ביקורת המונעת בזבוז והמקדמת תהליכי ייעול. ייעול הוא תהליך מכאיב, וככל שהוא טוב יותר )נוגע במקומות הנכונים בצורה אפקטיבית(, עשויה ההתנגדות והנכונות לביצועו לגדול. כאשר יש בארגון הסברה נכונה, אכפתיות, הבנה למשימות ולמטרות, שקיפות, שיתוף, והצבת יעדים קצרי טווח וארוכי טווח הניתנים למדידה, יעדים שניתן לעקוב אחריהם בקלות, תהליכי הייעול יהיו קלים יותר.


תקשורת אמפאטית, פתוחה, ישירה ושקופה תקל על האנשים חברי הצוות, ויביאו לכך שהצוות יציג רעיונות והצעות, כמו גם יקדמו את הנכונות להיות שותפים לרעיונות ולתכניות ההנהלה. לא בקלות מוותרים עובדים על הטבות או בלשון אחרת, לא תמיד הם שמחים על החלטות ניהוליות של התייעלות, כאלה המקשות על ניהול החיים אליו הורגלו בעת שהיו יותר משאבים זמינים בארגון. רעיון טוב, גם אם הוא מעין "תרופת סבתא", הוא רעיון חשוב וחיוני, הלא הוא ה"קניפעל" (רזרבה – יידיש), מעין "כסף קטן" ששמים בצד לעת צרה.


במלים אחרות, קצת רזרבה לשעת חירום. לא מזיק, בעיקר כאשר יש כאמור "הפתעות" לא מעטות במערכות התקצוב הממלכתיות. האמור הוא בהורדות רטרואקטיביות שאין לך עליהן שליטה, קיצוצים ללא הודעה מוקדמת, ושאר צרות דומות. במקרים אלה ה"קניפעל" יכול להציל, לא אחת. מעבר לכלים אלה, חשוב לשקוד על יצירת מודעות לחיסכון ולייעול, ולעודד בדרכים שונות את הנכונות המתמדת של הצוות והתלמידים לאמץ דרכי התנהלות חסכוניות (כיבוי אורות ומזגנים כשלא משתמשים, השקיה בשעות לא חמות, ועוד).


ניתן ורצוי לעשות תחרויות נושאות פרסים, ולהפוך את הייעול והחיסכון לדרך חיים רווחת בארגון. מיותר לציין כי דוגמא אישית היא היסוד לכל יישום. בהיעדר הכלים הללו, חייו של המנהל קשים מאוד, עד בלתי אפשריים, והוא ימצא את עצמו "מכבה שריפות" יותר מכפי שהוא יכול לתאר לעצמו.


העבודה בכפר דינמית מאוד, לא מחכה לאף אחד, אירוע רודף אירוע, וללא נהלים ברורים וטובים, אנשים טובים שיממשו אותם ובקרה טובה, בקלות ניתן לשקוע בגירעונות ובקשיים פיננסיים המכבידים בתורם בצורה מאוד קשה על התפתחות הארגון ועל התקדמותו הלאה, למדרגת ההצלחה הבאה.


מה ניתן לעשות כדי לגייס משאבים?

המשאבים, הו המשאבים! מילת המפתח, הקסם, הסוד!! לפני שנדבר על גיוס משאבים, חשוב לבחון את סדרי העדיפויות של הכפר, ולעשות שינויים במידת הצורך (מה חייבים, מה רוצים, כמה מוכנים להשקיע במה ועוד, הרשימה היא ארוכה מאוד).


לעיתים מגלים שבעצם ניתן לשנות, ולו רק זמנית, את סדרי העדיפויות, ובדרך זו להשיג משאבים פנויים. למשל, תקציב צביעת כיתות, אם מחליטים שנה מסוימת שלא לנצלו, במחיר ידוע מראש, מאפשר ניצול למטרות אחרות בתכנון מראש. חשוב לקיים דיונים כאלה עם שותפי העשייה, ולדאוג שיהיה, עד כמה שניתן, קונצנזוס לפני הסטת משאבים, או לפחות שניתנה הדעת על ההחלטה בצורה מקצועית ונכונה, שההסטה מוצדקת ונבונה, וכי נקבעו לה צעדי בקרה והערכה (למשל אימוץ תכנית טיפולית יקרה, על חשבון פעולות אחרות, וכדומה). רק התנהלות פתוחה וגלויה מביאה להחלטות רציונליות. לעיתים הצוות יאמר למנהל את מה שהם חושבים שהוא רוצה לשמוע או להחליט, או אז ערך ההחלטות הוא לא משהו, בדרך כלל.


אבל זו סוגיה מתחום ניהולי אחר, לאו דווקא כלכלי. משאבים ניתן לייצר הן על ידי הגדלת ההכנסות השונות, והן על ידי התייעלות, צמצום הוצאות לא דרושות והפניית המשאבים למטרות אחרות. לשם כך חשוב ראשית לברר מה הן המטרות הרצויות, ולפי איזה סדרי עדיפות יוקצו להן משאבים. הדבר הבא הוא לנקוט בתהליכים של התייעלות מתמדת, תוך לימוד ובחינת כל ההוצאות, ובעיקר הקבועות, אלה שמשולמות באופן קבוע, ומהוות נטל מתמיד על הארגון. לצורך זה, יש משמעות רבה למודעות בעלי התפקידים בכפר, ולחתירה מתמדת לעשות את הנדרש, גם כאשר הוא מוביל למצוקה זמנית כלשהי (לעבוד יותר שעות, עם פחות אנשים, פחות משאבים ואמצעים וכדומה).


אפשר לעשות זאת במגוון דרכים יצירתיות, כולל שימוש בחברות מהשוק הפרטי העוסקות בייעול ובחיסכון תמורת נתח מסכום ההתייעלות. בכל מקרה, תמיד עדיף לעשות זאת עצמאית, אלא שלשם כך דרושה התגייסותם של בעלי התפקידים השונים. יצירת הכנסות "חדשות" מה שאני קורה לו "כסף חדש", קרי תקציב שלא היה בנמצא קודם לכן, וניתן לבנות עליו דברים חדשים או נוספים למשימות הקיימות – ממה ש"מגיע לי", וממה ש"אני יודע לייצר לבד".


התקצוב הציבורי הוא סוגיה מורכבת מאוד, ככל שהדבר נוגע לבתי הספר, כמו גם לפנימיות. גופים רבים לא יודעים לממש את כל המגיע להם, לעיתים עקב נהלים לא ברורים, או משום מורכבות מערכת החינוך, בה אתה חייב להכיר היטב את כל המקומות והערוצים דרכם זורם התקציב. דיווחים לא נכונים מצמצמים הכנסה, פספוס בזמני הפניית בקשות תמיכה ועוד הם רק אחדות מהסיבות שבגללן ארגונים רבים לא מצליחים לממש את כל המגיע להם בדין.


חשוב לשקוד בהתמדה על התמחות בעלי התפקידים בנושאים אלה, ללמוד מעמיתים ומהמטה, להיות ערניים וזריזים כדי לממש את מקסימום המשאבים הזמינים במערכת החוץ - כפרית. למרבה הצער, חשובים מזה לא פחות הם "סיורי המסדרונות". אינני אוהב את זה, אני אפילו סולד מזה, אולם כל חברי מסבירים שזו דרך מקובלת )וכנראה אף מניבה( למימוש מקורות ה"מגיעים" לארגון, ושללא הנדנוד, העקביות, שלא לומר יותר מזה, לעיתים די הולכים לאיבוד. בנוסף, מפעם לפעם מתקבלת גם הוכחה בפועל, שה"נוכחות", במקומות מסוימים, בזמנים מסוימים, בלשון עדינה, מביאה לתוצאות. לא אוסיף על כך דבר.


יצירת איגומי משאבים מערכתיים, ממסדיים ואחרים, היא דרך חשובה להבטיח התחלתם או המשכיותם של פרויקטים צורכי משאבים. הכוונה כאן היא לרתימת משרדי ממשלה, עמותות, ארגונים ומוסדות ציבוריים ובעלי עניין אחרים הנמצאים בשוק, היכולים להציע משאבים בעודם חולקים עניין בפרויקט משותף.


כמובן שמאצ'ינג (Matching), מה שקרוי "שקל תמורת שקל", או שיתוף כספי אחר, דומה, עם גופים שונים, יצירת שותפויות בהן "כולם רותמים את כולם" )דוגמת השותפות שיצר מנהל כפר הנוער כנות עם משרדי ממשלה שונים בדרך לפתיחת פנימיית משטרה שם, פרויקט "הזנק" בשיתוף הבנק הבינלאומי הראשון לישראל, "זיו נעורים" ו"יזמים צעירים" בשיתוף "מצילה" של המשרד לביטחון פנים ועוד, הרשימה ארוכה מאוד( הם כלי מהותי המאפשר השגת משאבים אשר בדרך אחרת לא היו זמינים לכפר לבדו.


צריך לזכור שלעיתים קרובות המאצ'ינג הוא דרך של ארגונים חיצוניים בעלי אינטרסים למשוך השקעה מצד הגורם המבקש, ואף קורה שבדרך זו לעיתים מוציאים ("מבזבזים") כספים אשר אחרת אולי לא היו מוקדשים לנושא. הכנסת פרויקטים בעלי מימון עצמי מלא (כגון "ליד", "מצוינות אלפיים", ועוד) אף עדיפים, אלא שאת אלה קשה יותר להשיג.


עולם התרומות, בארץ ומחוצה לה, הוא עולם מלא בפני עצמו, והוא דורש הן מומחיות והן הקצאת זמן, כוח אדם מיומן או משאבים לכתיבת הצעות בשפות שונות, איתור תורמים, אירוח (שבעצמו עולה לא מעט ודורש תשומת לב, זמן ואנרגיה, שלא לדבר על הכנות ו"הפרעה" לחיי השגרה, עם כל אורח שמחדש צריך להראות לו מוקדי משיכה "סקסיים", מרגשים וכדומה).


העיסוק הזה קשה ומאתגר, והבעיה הנוספת בו היא שלא ניתן לתכנן מראש את ההכנסות, אלא לאחר התחייבות או הגעת הכסף, לא ניתן לבנות על כך מראש תקציב או פרויקטים, והדבר מחייב עיסוק מתמיד והבטחת התרומה הבאה, שכן חלק מהתרומות הן קצרות מועד או חד פעמיות. דרך נוספת להשיג משאבים היא באמצעות עסקות "ברטר" (חילופי טובין) ושווה כסף אחרות. חשוב לאתר מטרות משותפות לבעלי עניין שונים, ועל ידי חילופים שונים לספק צרכים הדדיים (פעילות תמורת שירות אחר, דיור תמורת שירות וכדומה).


לבסוף, מתנדבים הם מקור עוצמה אמיתי למי שיודע לגייס, להכשיר ולהסתייע בהם. הדבר מחייב מקצועיות, רכז מתנדבים, נהלים ברורים, פתרונות ורגישות לצרכים על מנת למקסם את תרומתם, כך שלא יהפכו לנטל, שיהיו חלק מהפתרון ולא יתווספו כחלק מהבעיה.


קיימים גרעיני שנת שירות, מורות חיילות, מתנדבים צעירים אחרים מהארץ ומהעולם, מתנדבים ותיקים מהיישובים, פנסיונרים מהארגון או מתנדבים מהעולם (דרך אתר אינטרנט, "חבר מביא חבר" ועוד). מי שרוצה להשתמש באופן קבוע במתנדבים, חייב להכין את השטח והארגון לקליטתם. חשוב לתכנן משימות מתאימות עבורם, מותאמות לכישורים ולצרכים, למיין, להכשיר, לנהל את המשימות ואת הטיפול במתנדבים, לקיים הערכה מתמדת ולקשור הסכמי הפעלה גמישים ונוחים המאפשרים מיצוי מקסימלי של המשאב הזה תוך יכולת שינוי גמישה, התנתקות בעת הצורך ועוד. העסקת מתנדבים מחייבת רגישות לאספקטים חוקיים נוספים כגון ביטוח רפואי, רישוי לעסוק בתחום, למשל במקרה של מתנדב שהוא רופא, מטפל, מורה ועוד.


לסיכום, המשימה של ניהול כלכלי אחראי ומפתח, בכפר הנוער, כמו גם בארגונים ציבוריים אחרים, היא כאמור משימה מורכבת ומאתגרת. ה"חדשות הטובות" הן, שהיא אפשרית וגם מספקת. למי שמצליח בה יש הנחת של "לראות את הנולד", לראות כיצד החלטות כלכליות ופיננסיות משפיעות על עתידם של בני נוער הזקוקים לכל טיפה של חום, אמצעים ותכניות. יש, אם כן, "תמורה בעד האגרה".

0 views
צרו איתי קשר בטלפון 050-723-0585 או באמצעות הטופס
 
ניתן למצוא אותי גם בפייסבוק ובלינקד-אין
  • Facebook App Icon
  • LinkedIn App Icon